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GHT du Hainaut-Cambrésis - Mutualisation de la fonction achat

23 janvier 2018

Un an de préparation aura été nécessaire au groupement hospitalier de territoire (GHT) du Hainaut-Cambrésis pour mutualiser sa fonction achats, a indiqué Rodolphe Bourret, directeur du CH de Valenciennes (CHV), expliquant à TecHopital la démarche adoptée par l’établissement support du GHT.

"Le GHT du Hainaut-Cambrésis est l’un des plus importants GHT de France avec un volume d’achats, hors travaux, de 220 millions € par an. Au total, 3.200 marchés actifs sont passés à l’échelle du GHT qui comprend 12 établissements pour un bassin de population de 800.000 habitants", a présenté le directeur du CH de Valenciennes, interrogé le 10 janvier.

Pour répondre à l’échéance du 1er janvier 2018 concernant la mutualisation de la fonction achats, "nous avons anticipé le décret de mai 2017, en mobilisant l’ensemble des établissements parties dès début 2017", a-t-il indiqué à APMnews.

Ainsi, trois groupes de travail ont été constitués : le premier étant chargé de l’inventaire des marchés existants ; le 2e s’occupant de l’organisation propre de la fonction achats en repérant les experts disponibles dans les établissements parties ; le 3e étant chargé de la mutualisation cible pour rassembler dans une organisation achat toutes ces compétences.

"Nous avons fait appel à candidature sur des postes d’acheteurs transverses. L’idée étant que les experts des établissements parties puissent apporter leurs compétences. Nous faisons également appel à un contrôleur de gestion des achats."

"On s’est constitué comme un groupement d’achat mais à l’échelle d’un territoire", explique le directeur du CHV avant de compléter : "Nous avons répliqué leur organisation". En fait, "nous sommes complémentaires des grandes centrales d’achats sans les concurrencer", détaille Hugues Lefranc, directeur technique en charge des achats et des approvisionnements.

Ainsi, tous les achats ont été mutualisés, "y compris ceux de la pharmacie". Les 5 acheteurs sont tous basés au CH de Valenciennes. Et 5 départements achats ont été constitués :

produits de santé (dispositifs médicaux stériles/ dispositifs médicaux implantables -DMS/DMI-, médicaments, fluides et gaz médicaux)
biomédical et laboratoire
informatique (matériel, équipements réseaux, logiciel et maintenance)
services (fournitures générales, hôtellerie, équipements, transports et matériels ateliers)
prestations techniques, énergie, travaux hors infrastructures.
"Nous voulions spécialiser tous les acheteurs. Nous avons donc des acheteurs très bons dans leur domaine qui vont acheter pour tous les établissements. Ils ont la double compétence : achat et technique", précise Hugues Lefranc.

Le CHV, en tant qu’établissement support, a également mis en place une "cellule des marchés" qui a été renforcée par 2 juristes et des rédacteurs.

"A l’heure actuelle, le gros de l’organisation est achevé. Maintenant ça va aller très vite", fait remarquer Rodolphe Bourret. Les périmètres d’achats délégués au niveau des établissements parties ont aussi été définis.

L’établissement support en partenariat avec les établissements parties initie un accord-cadre permettant de sélectionner a minima 3 fournisseurs. Chaque établissement partie peut lancer, rapidement, un marché subséquent qui va leur permettre de sélectionner le fournisseur de leur choix. "On y associe une délégation de signature".

Au niveau de l’accord cadre, les critères de sélection des fournisseurs sont des critères de prix (une échelle de coût) et de technique.

Autre point important, la délégation des marchés publics est automatique pour des montants inférieurs à 50.000 € et quels que soient les établissements.

La délégation est aussi possible en cas de commandes urgentes et même si les montants dépassent les 50.000 €. C’est le cas si l’établissement subit un sinistre mettant en péril la continuité des soins, la sécurité du public. Cette option offre la possibilité d’engager des dépenses en urgence sans passer par l’établissement support. Ce qui n’empêche pas une vérification a posteriori des achats par celui-ci. "Nous souhaitons appliquer un principe de confiance", affirme le directeur du CHV.

Quant à la délégation de marchés pour les dispositifs médicaux implantables, elle est systématique. "Aucun acheteur dans les établissements parties ne s’étant positionné sur ce marché", indique le directeur des achats.

"Nous déléguons également tous les travaux d’infrastructures et immobiliers", suivant les recommandations de la direction générale de l’offre de soins (DGOS). Les établissements parties peuvent donc constituer un groupe de projet.

Autre cas de délégation de signature, elle concerne les commandes à une centrale d’achat nationale ou régionale.

En cas de contentieux concernant des travaux, le cabinet Houdart a pointé les contradictions entre la loi de modernisation de notre système de santé et la loi relative à la maîtrise d’ouvrage pour les marchés publics. Il estime qu’il existe une absence de dérogation par la loi de santé de 2016 à la loi relative à la maîtrise d’ouvrage public (loi MOP) de 1985.

Selon la note du cabinet d’avocats, la passation de marchés de travaux relèverait donc encore de la compétence du maître d’ouvrage et donc de l’établissement partie (cf dépêche TecHopital). Point que réfute la direction générale de l’offre de soins (DGOS) (cf dépêche TecHopital).

"Nous sommes partis sur le principe de suivre l’avis de la DGOS, en gardant à l’esprit que c’est un périmètre à risque juridique", a indiqué à APMnews Hugues Lefranc.

En ce qui concerne la computation des seuils, elle a fait l’objet de nombreux débats juridiques mais elle doit se faire au niveau des GHT et non au niveau des établissements. "Nous allons respecter la loi en suivant la note de la DGOS et de la DGFIP [direction générale des finances publiques] ", a-t-il précisé.

Le GHT possède un comité territorial des élus où siègent les présidents de conseils de surveillance de l’établissement partie, qui sont pour la plupart des maires. Or ces élus sont très sensibles aux emplois de leur territoire. Ils souhaitent que les responsables achats restent sur les sites. Ils craignent également pour les achats locaux.

"Le code des marchés publics nous permet d’avoir des aménagements dans des règles d’attribution des marchés qui préservent les bassins de proximité", rassure Rodolphe Bourret.

"Demain on va définir une politique ’achat’ avec plusieurs grands axes dont les achats éco-responsables et les achats locaux, afin de faire attention au tissu local". D’ores et déjà, 50% des procédures lancées par le CHV, certifié EMAS (Eco Management and Audit Scheme, ou système communautaire de management environnemental et d’audit), répondent à un critère de développement durable. D’autres axes mis en avant sont la promotion des circuits courts, des produits de saison, ou répondant à un critère carbone. "Il faut que chaque acheteur soit vigilant sur ces aspects", insiste le directeur des achats.

"C’est une volonté du GHT de préserver les emplois locaux", ajoute le directeur du CHV. "Nous souhaitons accompagner les très petites entreprises (TPE) et les orientons vers la chambre de commerce et de l’industrie (CCI) qui organise des rencontres."

"L’aspect clé est la communication. Une mauvaise communication avec les établissements parties génère des crispations. Ils ont peur d’une perte d’autonomie, peur des contrôles de l’établissement support. Ils ont peur de procédures trop lourdes et très complexes et de perdre beaucoup de temps, en perdant la réactivité au niveau local. Or nous avons justement mis en place la délégation de signatures pour qu’ils conservent cette souplesse. Il est donc important de rassurer les acheteurs et les directeurs de l’ensemble de la communauté", fait remarquer Rodolphe Bourret.

Une évaluation systématique des procédures mises en place est prévue. "Dans un premier temps, une évaluation systématique mensuelle aura lieu. Avec une synthèse trimestrielle. Et on prévoit de faire un retour vers les élus tous les 6 mois", explique-t-il.

Enfin, "l’évaluation devrait permettre de prouver que cette mutualisation permet d’améliorer la performance des achats", conclut le directeur des acheteurs.

Source : TecHopital, par Geneviève De Lacour, le 16/01/2018

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